Mandare una email maleducata è un male e può avere brutte ripercussioni. Ecco 6 consigli su come evitarlo
1) Siate concisi
Quando si risponde ad una e-mail non si deve includere il messaggio originale. La persona che lo ha inviato ha sicuramente una copia del messaggio, e se avete intenzione di dire solo “faccio così”, in realtà non avrebbe senso.
Gli esperti dicono che qualsiasi messaggio di oltre 100 righe è considerato lungo e che probabilmente non verrebbe letto tutto. Alcune aziende sono tassate per ogni secondo di connessione a Internet,di modo che non sarebbe bello accettare i messaggi che sono troppo lunghi.
2) Fate attenzione agli allegati
Sono una grande invenzione, ma dovrebbero essere usati con cautela. Se si invia un breve messaggio come allegato (es. in un documento word), infastidirà sicuramente il lettore. Aprirà la vostra e-mail, aspettarà che un altro programma aprira il documento in allegato, per scoprire che in un ristorante tutti i piatti sono a base di carne. Se un allegato è necessario, lasciate che il destinatario sappia cosa contiene. Allegati con estensioni strane possono contenere virus.
3) Fate attenzione quando inviate posta a più destinatari
Prima di fare ciò, chiedetevi se ogni persona nella vostra lista vuole davvero scoprire i dettagli su come hai speso il tuo weekend. I destinatari si infastidiranno se l’informazione non è di alcun interesse per loro. Può anche essere considerato spam, se ripetuto molte volte.
E inoltre, ricordate tutti gli indirizzi che avete in rubrica prima di inviare l’e-mail. Alcuni anni fa, un dipendente dimenticatosi degli indirizzi nella propria rubrica ha inviato un messaggio in cui ha criticato il capo. Il messaggio è arrivato anche al capo e, ovviamente, il dipendente è stato licenziato.
4) Fate attenzione a come scrivete
Le email che utilizzano un registro informale non sono apprezzate da tutti, e le e-mail “John Doe”* non sono apprezzate affatto. Se non state scrivendo ad un conoscente, non utilizzare frasi brevi. Non usate nemmeno emoticons (es. 🙂 😀 😛 ecc.). Poi controllate il testo per correggere l’ortografia. E-mail con un sacco di errori non vengono viste bene e fanno una cattiva impressione.
5) Problemi di formattazione
Non tutti i programmi di posta elettronica sono semplici, quindi fate in modo da mantenere il formato più semplice possibile. Forse il destinatario non può vedere il carattere verde e il fiore inviati da voi. La posta elettronica è per la comunicazione, non un esercizio di disegno, perciò mantenetele semplici.
6) Iniziare e Finire
Iniziate un messaggio almeno con un semplice “Ciao”. Un sacco di gente salta direttamente al soggetto. Non deve essere formale, solo qualcosa di gentile. “Caro” o “ciao” sono il minimo. Alla fine potete utilizzare “Saluti” o “Cordiali saluti”.
*John Doe è un nome utilizzato solitamente nel gergo giuridico statunitense per indicare un uomo la cui reale identità è, o va mantenuta, sconosciuta o segreta. Il suo equivalente femminile è Jane Doe, mentre nel caso di bambini è frequente l’uso di Baby Doe.